Employee Privacy Notice

NOTICE TO EMPLOYEES AND POTENTIAL EMPLOYEES PURSUANT TO THE PERSONAL DATA PROTECTION ACT 2010
AS AMENDED BY THE PERSONAL DATA PROTECTION (AMENDMENT) ACT 2024
("EMPLOYEE PDPA NOTICE")
English Version

1. Data Privacy

In compliance with the Personal Data Protection Act 2010 ("PDPA") as amended by the Personal Data Protection
(Amendment) Act 2024, Hino Motors Sales (Malaysia) Sdn Bhd ("HMSM") respects and is committed to protecting the
personal data you provide to us and your privacy.

This Employee PDPA Notice informs you of your rights regarding your personal data that has been, or will be, collected, used, and processed by HMSM.

 

2. Sources for Collection of Personal Data

We collect your personal data through:

• Application forms (online or hardcopy)
• Interviews and recruitment processes
• Third-party referrals and recruitment agencies
• HMSM intranet (for employees)
• Other employment-related platforms and systems

 

3. Types of Personal Data Collected

Your personal data may include, but is not limited to: name, NRIC/passport, contact details, CV/resume, education,
employment history, health data, background check results, security system records (CCTV/audio/video), financial and
social security details, family/emergency contact details, directorship/shareholding information, and other relevant
information.

Sensitive personal data will only be processed with explicit consent or as allowed by law.

 

4. Purpose of Collection and Processing

• We process your personal data for:
• Recruitment and pre-employment checks
• Issuance and management of contracts
• Salary, incentives, benefits, and promotions
• Career development, training, transfers
• Performance monitoring, health & safety, and access control
• Compliance with statutory requirements (tax, EPF, SOCSO, EIS)
• Enforcement of rights under employment laws
• Other related HR and administrative purposes

 

5. Disclosure of Personal Data

We may disclose your personal data to:

• Hino Motors Ltd., HINO Group companies, and affiliates (including overseas)
• Agents, contractors, professional advisers, and service providers
• Regulatory bodies, courts, or enforcement agencies
• Healthcare providers, insurers, bankers, auditors, and lawyers
• Any party you have authorised for disclosure

 

6. Cross-Border Transfers

HMSM will transfer your personal data outside Malaysia only to:

• Countries with equivalent data protection laws, or
• With your explicit consent, or
• Where necessary for contract performance or legal compliance

 

7. Security of Personal Data

We apply strict security measures, including encryption and restricted access, to protect your personal data against loss,
misuse, and unauthorised access.

 

8. Retention of Personal Data

We retain personal data as long as necessary for the stated purposes or to meet legal obligations. Data no longer required will be securely deleted or anonymised.

 

9. Mandatory Data Breach Notification

If a breach occurs that is likely to result in significant harm, HMSM will notify the Personal Data Protection Commissioner

(PDPC) and affected individuals within 72 hours.

 

10. Your Rights

You have the right to:

• Access your personal data
• Correct inaccurate/incomplete data
• Withdraw consent (subject to legal/contractual restrictions)
• Limit processing
• Complain to the PDPC

Requests should be made to the Data Protection Officer (DPO) below.

 

11. Contact for PDPA Matters

Data Protection Officer (DPO)
Contact Person: Noor Aliza
Tel: 03-7957 5199 (ext 349)
Fax: 03-7954 3276
Email: aliza@hino.com.my

 

12. Consent

By submitting your personal data, you:

• Confirm you have read and understood this Notice
• Give explicit consent for processing as stated
• Confirm third-party data provided is with their consent

 

13. Changes to this Notice

HMSM reserves the right to amend this Notice. Updates will be communicated through appropriate channels and take effect from the date published.

 

NOTICE TO EMPLOYEES AND POTENTIAL EMPLOYEES PURSUANT TO THE PERSONAL DATA PROTECTION ACT 2010
AS AMENDED BY THE PERSONAL DATA PROTECTION (AMENDMENT) ACT 2024
("EMPLOYEE PDPA NOTICE")
Versi Bahasa Malaysia

 

1. Privasi Data

Selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 ("PDPA") yang telah dipinda melalui Akta Perlindungan Data Peribadi (Pindaan) 2024, Hino Motors Sales (Malaysia) Sdn Bhd ("HMSM") menghormati dan komited untuk melindungi data peribadi yang anda berikan dan privasi anda.

Notis PDPA ini bertujuan memaklumkan hak anda berkenaan data peribadi yang telah atau akan dikumpul, digunakan dan diproses oleh HMSM.

 

2. Sumber Pengumpulan Data Peribadi

Kami mengumpul data peribadi anda melalui:

• Borang permohonan (dalam talian atau bercetak)
• Temu duga dan proses pengambilan pekerja
• Rujukan pihak ketiga dan agensi pengambilan pekerja
• Intranet HMSM (untuk pekerja)
• Platform dan sistem lain berkaitan pekerjaan

 

3. Jenis Data Peribadi yang Dikumpul

Data peribadi anda mungkin termasuk tetapi tidak terhad kepada: nama, nombor kad nengenalan/nasnort maklumat
hubungan. CV/resume. kelulusan akademik, sejarah pekerjaan, data kesihatan, keputusan semakan latar belakang, rakaman sistem keselamatan (CCTV/audio/video), maklumat kewangan dan keselamatan sosial, maklumat keluarga/personel kecemasan, maklumat pengarah/pemegang saham, dan lain-lain data berkaitan.

Data peribadi sensitif hanya akan diproses dengan persetujuan nyata atau jika dibenarkan oleh undang-undang.

 

4. Tujuan Pengumpulan dan Pemprosesan

Kami memproses data peribadi anda untuk:

• Pengambilan pekerja dan semakan pra-pekerjaan
• Pengeluaran dan pengurusan kontrak
• Gaji, insentif, faedah, dan kenaikan pangkat
• Pembangunan kerjaya, latihan, pemindahan
• Pemantauan prestasi, keselamatan & kesihatan, kawalan akses
• Pematuhan keperluan statutori (cukai, KWSP, PERKESO, EIS)
• Penguatkuasaan hak di bawah undang-undang pekerjaan
• Tujuan HR dan pentadbiran lain yang berkaitan

 

5. Pendedahan Data Peribadi

Kami mungkin mendedahkan data peribadi anda kepada:

• Hino Motors Ltd., syarikat Kumpulan HINO, dan syarikat berkaitan (termasuk luar negara)
• Ejen, kontraktor, penasihat profesional, dan penyedia perkhidmatan
• Badan kawal selia, mahkamah, atau agensi penguatkuasaan undang-undang
• Penyedia perkhidmatan kesihatan, penanggung insurans, bank, juruaudit, dan peguam
• Mana-mana pihak yang anda beri kebenaran pendedahan

 

6. Pemindahan Data Merentasi Sempadan

HMSM akan memindahkan data peribadi anda ke luar Malaysia hanya kepada:

• Negara yang mempunyai undang-undang setara dengan PDPA; atau
• Dengan persetujuan nyata anda; atau
• Jika perlu bagi melaksanakan kontrak atau mematuhi undang-undang

 

7. Keselamatan Data Peribadi

Kami melaksanakan langkah keselamatan yang ketat termasuk penyulitan dan kawalan akses terhad untuk melindungi data peribadi anda daripada kehilangan, penyalahgunaan, dan akses tanpa kebenaran.

 

8. Penyimpanan Data Peribadi

Data peribadi akan disimpan selama mana perlu untuk tujuan yang dinyatakan atau memenuhi kewajipan undang-undang.

Data yang tidak lagi diperlukan akan dipadam atau dianonimkan secara selamat.

 

9. Notifikasi Pelanggaran Data Wajib

Jika berlaku pelanggaran data yang mungkin menyebabkan kemudaratan serius, HMSM akan memaklumkan Pesuruhjaya
Perlindungan Data Peribadi (PDPC) dan individu terlibat dalam tempoh 72 jam.

 

10. Hak Anda

Anda berhak untuk:

• Mengakses data peribadi anda
• Membetulkan data yang tidak tepat/tidak lengkap
• Menarik balik persetujuan (tertakluk kepada sekatarındang-undang/kontrak)
• Mengehadkan pemprosesan
• Membuat aduan kepada PDPC

Semua permintaan hendaklah dibuat secara bertulis kepada Pegawai Perlindungan Data (DPO) di bawah.

 

11. Maklumat untuk Hal Ehwal PDPA

Pegawai Perlindungan Data (DPO)
Nama Pegawai: Noor Aliza
Tel: 03-7957 5199 (ext 349)
Faks: 03-7954 3276
E-mel: aliza@hino.com.my

 

12. Persetujuan

Dengan menyerahkan data peribadi anda, anda:

• Mengesahkan bahawa anda telah membaca dan memahami notis ini
• Memberi persetujuan nyata untuk pemprosesan seperti dinyatakan
• Mengesahkan data pihak ketiga yang diberi adalah dengan persetujuan mereka

 

13. Perubahan kepada Notis ini

HMSM berhak meminda notis ini. Sebarang kemas kini akan dimaklumkan melalui saluran yang sesuai dan berkuat kuasa dari tarikh penerbitan.